Que mettre sur un devis, et le faire accepter en ligne

Ceci est une information générale, pas un conseil juridique. Les règles dépendent de votre activité et de votre pays, et elles changent. Soldlyne ne donne aucun conseil juridique : vérifiez ce qui s’applique à vous auprès d’une source officielle ou d’un professionnel.

Un devis fait deux choses. Il dit au client exactement ce qu’il achèterait, et il vous donne à tous les deux une trace écrite de ce qui a été convenu. Plus il est clair, moins vous passez de temps à répondre à des questions.

Les éléments d’un devis clair

Qui vend : dénomination, adresse, numéro d’immatriculation et de TVA si vous en avez, et une adresse que quelqu’un lit.
Qui achète : la société et la personne.
Une référence et deux dates : l’émission et la fin de validité.
Les lignes : une description qu’un inconnu comprendrait, une quantité, un prix unitaire, un taux de TVA, et une remise s’il y en a une.
Les totaux : hors taxes, la TVA et le montant à payer.
Les conditions : quand et comment se fait le paiement, et tout ce qui surprendrait si on ne l’apprenait qu’après.

Faites des calculs justes

Les devis déraillent sur des détails qui coûtent la confiance. Deux règles évitent l’essentiel :

Montrez la TVA par taux. Si un devis mélange les taux, indiquez chaque taux et la base à laquelle il s’applique. Le comptable du client voudra vérifier, et une TVA calculée ligne par ligne puis additionnée peut s’écarter d’un centime ou deux de celle du total.

Gardez des montants exacts. Les calculs en virgule flottante d’un tableur ou d’une application peuvent produire des erreurs d’arrondi. Soldlyne, par exemple, garde chaque montant en entier exact dans la plus petite unité de la devise, arrondit une seule fois le net de chaque ligne, et calcule la TVA une fois par taux sur la somme des lignes de ce taux.

Numérotez sans trou

Numéroter ses devis est une bonne pratique, même là où la loi ne le demande pas : on s’y réfère sans confusion, et un manque se voit. La règle est plus stricte pour les factures : en France, une facture porte un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.

Quoi que vous choisissiez, ne supprimez pas un devis envoyé. Gardez-le, et émettez-en un nouveau.

Figez ce que vous avez envoyé

Une fois parti, un devis ne doit pas changer sous les yeux du client. Si votre adresse ou le nom de sa société change le mois prochain, le document qu’il a doit toujours correspondre à vos archives. Un devis envoyé garde donc une copie du vendeur et du client tels qu’ils étaient, et tout changement passe par un nouveau devis, avec un nouveau numéro.

Ce que disent les règles en France

Certaines activités doivent remettre un devis écrit avant la prestation. La page de Service-Public sur le devis obligatoire (vérifiée par ses auteurs le 9 septembre 2022, à recontrôler donc) cite notamment :

les travaux et dépannages du bâtiment et de l’équipement de la maison ;
le déménagement ;
la location de voitures de moins de 3,5 tonnes ;
l’optique et les appareils auditifs ;
les services à la personne à partir de 100 € TTC par mois ;
la chirurgie esthétique au-delà de certains seuils, et les opérations funéraires.

Chaque activité a sa propre liste de mentions. La même page précise que le client n’est engagé qu’à partir du moment où il signe le devis, et que pour des travaux il doit ajouter à la main « bon pour travaux » ou « bon pour accord » au-dessus de sa signature.

Pour les autres activités, le devis n’est pas forcément obligatoire, mais une fois accepté il peut engager les deux parties. Si vous vendez à des particuliers, d’autres règles s’appliquent. Demandez à un professionnel quand l’enjeu est réel.

Accepté en ligne : ce qu’il faut garder

Un client peut accepter par email, par un PDF signé ou sur une page. Dans tous les cas, ce qu’il vous faut ensuite, c’est une preuve de qui a accepté quoi, et quand :

Le document exact, tel qu’il était au moment de la réponse.
Un acte délibéré : un nom tapé et une case cochée en disent plus qu’un lien simplement ouvert. Les antivirus de messagerie ouvrent aussi les liens : ouvrir un lien ne doit donc rien changer.
Le nom, la date, l’adresse IP et le navigateur.

Est-ce une signature ?

Pas au sens fort. Selon le règlement européen eIDAS, l'article 25 prévoit qu’une signature électronique ne peut être privée d’effet juridique au seul motif qu’elle est électronique ou qu’elle n’est pas « qualifiée », mais seule une signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à une signature manuscrite.

Un nom tapé sur la page d’un devis est donc la trace d’un oui. Il peut être une preuve utile, mais ce n’est pas une signature qualifiée. Pour un contrat important, ou quand la loi exige un certain niveau de signature, utilisez un vrai service de signature électronique. Nous le disons clairement pour les devis de Soldlyne : les accepter enregistre le oui d’un client, et les contrats et signatures n’en font pas partie.

Après le oui

Décidez de la suite avant d’envoyer le premier : qui est prévenu, ce qui bouge sur l’affaire, et qui fait la facture. Dans Soldlyne, l’acceptation fait passer l’affaire à votre première étape gagnée et le note dans l’historique, tandis que les factures restent dans votre outil comptable. Soldlyne ne vérifie pas vos informations de vendeur, ne choisit aucun taux de TVA et ne dit pas ce qu’un devis doit contenir chez vous. Cette partie reste la vôtre.